تمدید شرکت سهامی خاص و روزنامه رسمی

تمدید روزنامه رسمی معمولا در شرکتهای سهامی خاص که تقریبا جزو پر کاربردترین نوع شرکت است، انجام می گیرید. در این نوع شرکت لازم است که اعضای هیئت مدیره و مدیران شرکت و همچنین بازرسین یا به صورت سالانه تغییر یافته و یا طول مدت فعالیتشان تمدید شود.

طبق قانون، بازرسین این نوع از شرکت ها هر ساله و اعضای هیئت مدیران هر دو سال یکبار، لازم است که وضعیت ادامه فعالیت در سمت فعلی و یا قطع ارتباط شغلی خود با شرکت را مشخص نمایند و برای آنان جانشینان مناسبی انتخاب گردد.

برای این منظور معمولا صورت جلسه ای حاوی دو نسخه از کلیه تاییدها و امضاهای اعضای شرکت کننده در مجمع عمومی را آماده می کنند و پس از کسب کلیه تاییدات لازم، این صورت جلسه به همراه اسناد و مدارک لازم به اداره ثبت اسناد فرستاده می شود تا کارهای قانونی آن اجرایی شود.

تمدید شرکت سهامی خاص

در این اینجا به شرح مراحل تمدید شرکت سهامی خاص ، چرایی و چگونگی تمدید اعضای هیئت مدیره و همچنین بازرسین یک شرکت سهامی خاص پرداخته و نیز در مورد مدارک و هزینه های مورد نیاز و همچنین نمونه صورتجلسه تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین را ذکر خواهیم کرد.

اما قبل از همه این ها لازم است تا به طور خلاصه در مورد پاره ای از ویژگی های مهم یک شرکت سهامی خاص صحبت کنیم.

ویژگی های مهم یک شرکت سهامی خاص

از جمله ویژگی های مهم در موقع ثبت شرکت سهامی خاص، می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• تعداد اعضای شرکا در شرکت تاسیس شده سهامی خاص لازم است که حداقل 3 نفر باشد.
• حداقل اعضای هیئت مدیران باید 3 نفر باشد.
• انتخاب یا تمدید مدیران و بازرسین شرکت، علاوه بر اینکه باید در متن یک صورت جلسه قید شود، لازم است که به امضا و تایید کلیه سهامداران نیز برسد.

تمدید روزنامه رسمی شرکت

ساختار مدیریتی یک شرکت سهامی خاص به این صورت است که تعداد اعضای هیئت مدیره آن نباید کمتر از 5 نفر باشد. چیدمان این 5 نفر به این شکل است که 2 نفر از آن ها به عنوان بازرسین شرکت و 3 نفر باقی مانده از سهام داران و اعضای هیئت مدیره آن شرکت تشکیل شده اند.

حال، مدیران و بازرسین شرکت می توانند پس از پایان دوره فعالیت خود، که این دوره برای اعضای هیئت مدیره و مدیران شرکت 2 سال و برای بازرسین شرکت 1 سال است، به فعالیت خود در شرکت سهامی با همان سمت های سابق ادامه داده و مدت فعالیت خود را تمدید نمایند و یا اینکه جانشین هایی برای آن ها تعیین گردد. در صورت ادامه فعالیت این افراد در شرکت یاد شده، باید نسبت به تمدید دوره فعالیت آن ها اقدام شود که به این عمل تمدید شرکت سهامی خاص یا در اصطلاح تمدید روزنامه رسمی شرکت نیز گفته می شود.

پس می توان گفت که تمدید روزنامه رسمی شرکت به این معناست که اعضای هیئت مدیره و همچنین بازرسین آن شرکت نسبت به مشخص کردن نحوه ادامه کار خود به عنوان مدیر یا بازرس در شرکت اقدام کرده و به بیانی دوره فعالیت خود را تمدید نمایند. نکته ای که در این قسمت لازم است به آن اشاره کنیم این است که تمدید شرکت سهامی خاص اجباری نبوده و مدیران و بازرسین می توانند پس از پایان و خاتمه دوران فعالیت سالانه خود، نسبت به کار کردن در جای دیگری اقدام نمایند.

تغییر بازرس شرکت سهامی خاص

بازرسین شرکت سهامی خاص باید هر ساله سمت خود را تمدید کنند یا تغییر نمایند، بدون تمدید بازرسین هیچ صورتجلسه ای قابلیت ثبت ندارد و اگر بازرسین شرکت تمدید نشده باشند نمی توان صورتجلسه دیگری را ثبت نمود و بسیاری از امور که نیاز به بازرس شرکت و ارائه گزارش بازرسین دارد مختل خواهد شد.

گاهی ممکن است یک سال دوره ی بازرسین تمام شده باشد و شما نیاز داشته باشید مثلا تغییر آدرس شرکت را ثبت کنید، در این صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت شما رد خواهد خورد چون بازرسین خود را تمدید نکرده اید، پس قبل از هر صورتجلسه ای اتبدا باید صورتجلسه تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص و بازرسین ثبت و در یک صورتجلسه مجزا سایر تصمیمات ثبت شود.

تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص

در این قسمت از مقاله لازم است که اطلاعاتی در مورد مراحل تمدید شرکت سهامی خاص را ذکر نماییم:

گام اول: نوشته شدن صورت جلسه مجمع عمومی عادی با موضوع تمدید شرکت سهامی خاص.

گام دوم: به امضا رسیدن صورت جلسه نوشته شده توسط اعضای هیئت مدیره و مدیران شرکت و همچنین بازرسین آن.

گام سوم: مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها و اقدام به وارد نمودن تمامی اطلاعات شخصی و حقوقی خواسته شده.

گام چهارم: بارگذاری تمامی مدارک لازم خواسته شده به همراه صورت جلسه یاد شده پس از وارد نمودن اطلاعات دقیق در سامانه

گام پنجم: در این مرحله از روند انجام تمدید، لازم است که صورت جلسه گفته شده به همراه کلیه مدارک بارگذاری شده در سامانه ، در یک پاکت زرد رنگ مخصوص قرار داده شود و به اداره پست تحویل گردد.

گام ششم: در این مرحله از کار باید مدارک و درخواست تحویل داده شده به اداره پست، توسط کارشناس اداره ثبت به تایید برسد.

گام هفتم: پس از این که کارشناس اداره ثبت، مدارک و درخواست ارسال شده را بررسی و تایید نمود، پیامکی مبنی بر تایید صورت جلسه ارسالی به فرد یا شرکت متقاضی تمدید، ارسال می شود.

گام هشتم: در این مرحله فرد باید به منظور دریافت آگهی ثبت تغییرات شرکت مورد نظر و نیز جهت پرداخت هزینه های مربوط به روند انجام کار، بار دیگر به اداره ثبت مراجعه نماید.

گام نهم: لازم است در این مرحله به منظور پیش برد روند انجام درج آگهی در روزنامه رسمی، به وب سایت روزنامه رسمی کشور مراجعه نموده و نسبت به پرداخت هزینه های مورد نیاز و مربوطه اقدام شود.

گام دهم: اگر مشکلی یا ایرادی در مراحل و گام های قبلی وجود نداشته باشد، در نهایت کار تمدید شرکت سهامی خاص با موفقیت صورت گرفته و به اصطلاح در روزنامه رسمی کشور به ثبت رسیده است.

نکاتی مهم در مورد تمدید مدیران و بازرسین شرکت سهامی خاص

در این قسمت لازم است که به بیان برخی از نکات ضروری و با اهمیت برای افراد حاضر در یک شرکت سهامی، بپردازیم:

لازم است تا نسبت به ثبت نام کلیه افراد و سهامدارانی که در جلسه و مجمع عمومی برگذار شده جهت تصمیم برای تمدید مدیران و بازرسین شرکت سهامی، حضور داشته اند و نسبت به امضا و تایید صورت جلسه مربوطه اقدام نموده اند، نهایت دقت و ظرافت لازم را داشته باشید.

لازم است قبل از انجام تشریفات مرتبط با دعوت اعضا به مجمع عمومی، نسبت به رعایت تمامی نکاتی که در مورد اصول و تشریفات دعوت در قانون 99 حوزه تجارت آمده است، نهایت دقت لازم را به کار گیرید.

مهلت ارسال صورت جلسه امضا شده توسط تمامی اعضا و مدیران و بازرسین شرکت کننده در جلسه مجمع عمومی برگزار شده به اداره پست، تنها 3 روز کاری است. لذا نسبت به ارسال فوری صورت جلسه مربوطه به همراه مدارک مورد نیاز به اداره پست، به سرعت اقدام نمایید.

این نکته ریز و ضروری را در نظر داشته باشید که بارکد پستی باید در سامانه اداره، درج گردد. لذا نسبت به درج درست آن پیگیر باشید.

برای تمدید شرکت سهامی خاص معمولا در 4 ماه ابتدایی سال، تمام اقدامات لازم صورت می گیرد. بنابراین جلسات و مجمع عمومی شرکت ها باید در این بازه زمانی برگزار شوند. در غیر این صورت باید جلسه مجمع عمومی فوق العاده در دوره ای دیگر تشکیل گردد.

رعایت تمامی نکات گفته شده، باعث می شود که تمدید شرکت سهامی خاص با دقت بالا و به درستی هر چه تمام تر انجام گیرد و در طول فرایند اجرا شما با هیچ گونه مشکلی مواجه نخواهید شد.

مدارک مورد نیاز برای تمدید شرکت سهامی خاص

از جمله مدارک مورد نیاز برای تمدید شرکت سهامی می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ارائه نسخه کاملی از متن صورت جلسات امضا شده در مجمع عمومی سالانه
• لازم است نام تمامی اعضایی که در جلسه حضور داشته و نسبت به امضا و تایید صورت جلسه اقدام نموده اند، ذکر شود.
• نداشتن هر گونه سو پیشینه خاصی از سوی مدیران و بازرسین جدید یک شرکت، از جمله نکاتی مهمی است که از حساسیت بالایی برخوردار است. لذا لازم است مدارکی دال بر نداشتن هر گونه سو پیشینه از سوی افراد ذکر شده ارائه گردد.
• ارائه آخرین روزنامه از تغییرات چون ممکن است اساسنامه یا سهام ها تغییر کرده باشد.

هزینه تمدید شرکت سهامی خاص

با توجه به اینکه شرایط و فاکتورهای خاصی در تعیین میزان این هزینه همواره دخیل بوده اند، لذا نمی توانیم با قطعیت تمام در مورد میزان دقیق هزینه تمدید برای این شرکت ها صحبت کنیم. اما وجود 3 دسته از هزینه ها در طی مراحل ثبت و تمدید این شرکت ها واضح و مشخص است. این 3 دسته عبارتند از:

1. پرداخت هزینه های مربوط به اداره ثبت
2. پرداخت هزینه های مرتبط با آگهی روزنامه
3. پرداخت هزینه هایی جهت کارمزد موسسه ثبتی